10 trinn for internkontroll

ALT Installasjon har lang erfaring med internkontroll av elektroanlegg. Dette er noe alle virksomheter skal ha, men omfanget varierer etter bedrifte ns størrelse og virke.

Vi vet at det kan være uoverkommelig å oppfylle alle lovbestemte pålegg på egen hånd, og vi bistår gjerne våre bedriftskunder med internkontroll. Ta gjerne kontakt med oss i ALT Installasjon for en serviceavtale. Det er imidlertid mye bedriften kan gjøre selv i forbindelse med kartlegging og innføring av rutiner. Under finner du anbefalte grep som kan gi deg bedre oversikt. Oppskriften er hentet i sin helhet fra Elsikkerhetsportalen.no.

Vi gjør oppmerksom på at denne oppskriften kun omfatter elsikkerhet. Den er ikke uttømmende over HMS og internkontroll-arbeidet i virksomheten!

1. Regelverkskrav

Skaff deg oversikt over hvilke regelverkskrav som er aktuelle for virksomheten din. Begynn med å skaffe dere internkontrollforskriften med veiledning. Der står det mer om hvordan HMS-arbeidet kan organiseres, om regelverket rundt og om myndighetene som forvalter det.

For å lykkes med HMS-arbeidet er det avgjørende at du forstår prinsippet og hensikten med internkontrollen. Finn også ut hvilke lover og forskrifter innenfor temaet elsikkerhet som er relevante for dere.

2. Sikkerhetsrutiner

Skaff oversikt over hvilke sikkerhetsrutiner som allerede finnes i virksomheten. Forhold vedrørende elsikkerhet kan allerede være beskrevet i andre deler av internkontrollsystemet. Rutinene kan også kan finnes uten at de nødvendigvis er skrevet ned noe sted. Det kan være rutiner for vernerunder, opplæring, bruk av verneutstyr, bruk av maskiner, stenge-/låserutiner, huskelister, branninstrukser, service- og vedlikeholdsavtaler osv.

Disse kan inngå i internkontrollsystemet og eventuelt danne grunnlag for videreutvikling av rutiner innenfor elsikkerhet.

3. Målsetting

Mål for arbeidet med elsikkerhet kan være en del av andre målsettinger innen sikkerhet. Likevel – det kan også være konkret rettet mot elsikkerhet, som for eksempel «null ulykker og branner med elektrisk årsak».

4: Kartlegg risiko

Før utarbeidelse av rutiner og instrukser, må risikoforhold kartlegges. Med risiko menes muligheten for at noe uønsket skal skje, og hvilke følger dette kan få. Tenk over hva dere har av elektriske installasjoner og elektrisk utstyr som kan medføre en risiko. 

En enkel risikovurdering kan være basert på tre enkle spørsmål:

1. Hva kan gå galt?
2. Hva kan vi gjøre for å forhindre det?
3. Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene dersom noe skjer?

5: Handlingsplan

Etter kartlegging av risikoforholdene må det iverksettes tiltak. Da er det lurt å lage en handlingsplan.

Tiltakene kan være rent fysiske tiltak for å heve sikkerheten, eller det kan gjerne innebære rutiner og instrukser med tilhørende dokumentasjon. Før du begynner på dette, kan det være fornuftig å lage en handlingsplan for arbeidet videre.

Planen bør vise hva som skal gjøres, hvem som skal gjøre det og når det skal være gjort. Det er ikke sikkert at alle tiltakene kan gjennomføres på én gang og med én gang. Noe krever mer ressurser og mer planlegging enn andre tiltak. Det vil også variere hvor viktige tiltakene er. Sett derfor opp en prioritert liste.

6: Rutiner/instrukser

Virksomheten må iverksette de rutiner og instrukser som er nødvendige for å avdekke, rette opp og forebygge feil i elektrisk anlegg og utstyr.

Dette gjøres på bakgrunn av risikovurderingen dere har foretatt. I de fleste virksomheter vil det være nødvendig med noen gode rutiner for elsikkerhet i hverdagen, samt noen rutiner for regelmessig kontroll og vedlikehold av elektrisk anlegg og elektrisk utstyr.

7: Avviksbehandling

Rutiner for behandling av avvik. Når noe ikke er i samsvar med lover og forskrifter, eller interne rutiner og instrukser, foreligger det et avvik. Virksomheten skal registrere og arkivere alle rapporterte avvik og gjennomførte tiltak skriftlig.

8: Oppgavefordeling

Fordel oppgaver, ansvar og myndighet. Det skal foreligge en organisasjonsplan og en beskrivelse av ansvars- og arbeidsoppgaver i forbindelse med virksomhetens HMS-arbeid.

Det er alltid den ansvarlige for virksomheten som har hovedansvaret for at det innføres og utøves internkontroll. Dette er imidlertid ikke til hinder for at andre personer kan få ansvar og oppgaver innenfor ulike deler av HMS-arbeidet. Personer som får ansvar må i tillegg ha kunnskap og myndighet til å følge opp sine arbeidsoppgaver.

9: Opplæring

Sørg for nødvendig opplæring av ansatte. Virksomheten må sørge for at de ansatte har nødvendig kompetanse og kvalifikasjoner til å utføre de oppgavene de er satt til. 

De ansatte skal også ha nødvendig opplæring i HMS-arbeidet for å kunne utføre oppgaven på en trygg og sikker måte. De ansatte skal medvirke i utviklingen av internkontrollsystemet, og de skal være godt kjent med de rutiner og instrukser som foreligger. Dette innebærer også at de regelmessig må informeres om endringer i internkontrollsystemet.

10: Rutiner for systematisk internkontroll

Innfør rutiner for systematisk gjennomgang og revidering av intern kontroll. Det er et krav etter internkontrollforskriften at HMS-arbeidet skal være systematisk. Internkontrollforskriften § 5, 2. ledd, pkt. 8 – Må dokumenteres.

I tillegg til den jevnlige oppfølgingen med kartlegginger og tiltak, må bedriften derfor gjennomgå selve systemet som er bygget opp og vurdere om det har fungert i praksis eller om det bør endres. En slik gjennomgang kalles gjerne for internrevisjon og skal være skriftlig dokumentert og utføres minst én gang i året eller ved endringer i virksomheten.